Administración de Proyectos mediante IA

Ok. Hagamos esto una vez más y comencemos por el principio... 

Y lo primero es aclarar que un proyecto, es un trabajo temporal que tiene un inicio y un final definidos, y se realiza para alcanzar metas y objetivos específicos, con un conjunto de recursos limitados y personal con funciones determinadas, por lo que la administración de proyectos en una empresa se refiere al proceso de gestionar de forma eficaz todos los recursos disponibles para el desarrollo, ejecución, seguimiento y consecución de los objetivos planteados en el proyecto. Cuando se ejecuta de manera correcta la administración de proyectos ofrece varios y diversos beneficios:

• Optimiza el tiempo, el dinero y el rendimiento 
• Utiliza los recursos de manera más eficiente
• Facilita la planificación adecuada del tiempo, los costos y los recursos necesarios para el proyecto
• Ayuda a identificar y gestionar los riesgos de manera efectiva
• Reduce la posibilidad de fracaso
• Fomenta la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo
• Mejora la eficiencia y el logro de los resultados deseados

De manera tradicional las técnicas y herramientas más utilizadas y comunes en la administración de proyectos:

1. Diagrama de Gantt: es una herramienta visual que muestra las tareas del proyecto en un cronograma, lo que facilita la planificación y el seguimiento del progreso.
2. Método de la Ruta Crítica (CPM): es una técnica que identifica las actividades más críticas y determina la secuencia y duración óptimas para completar el proyecto en el menor tiempo posible.
3. Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT): es una técnica que utiliza estimaciones probabilísticas para determinar el tiempo y los recursos necesarios para completar el proyecto.
4. Software de gestión de proyectos: existen diversas herramientas informáticas que facilitan la planificación, el seguimiento y la colaboración en los proyectos, como: Asana, Trello o Microsoft Project.

Debido a las ventajas que ofrece la administración de proyectos es utilizada en una amplia variedad de industrias (tecnología, construcción, ingeniería, salud, marketing, etc.) en todas estas industrias, la administración de proyectos se aplica para garantizar la ejecución exitosa de proyectos y alcanzar los resultados deseados. Sin embargo, y como pasa en cualquier actividad humana, la administración de proyectos enfrenta desafíos interesantes para poder ejecutarse de manera adecuada:

• Gestión adecuada de los recursos humanos
• Comunicación efectiva
• Gestión de riesgos
• Adaptación a los cambios

Como es de suponerse, el llevar un proyecto a buen puerto, no es una tarea sencilla y además de experiencia, para poder realizar la gestión o administración de proyectos de manera adecuada, se  requieren habilidades de liderazgo, toma de decisiones y resolución de problemas, y es debido a esto que el perfil profesional de quienes se encargan de esta tarea se incluyen certificaciones como:

1. Project Management Professional (PMP): Certificación reconocida a nivel internacional que valida los conocimientos y habilidades en la gestión de proyectos según el estándar del Project Management Institute (PMI).
2. Certified Associate in Project Management (CAPM): Otorgada por el PMI, se enfoca en la comprensión de los fundamentos de la gestión de proyectos.
3. Scrum Master: Basada en el Marco de trabajo SCRUM, de las metodologías Ágiles es uno de los roles que participan en el desarrollo de proyectos, y el cual se enfoca en eliminar obstáculos y facilitar al equipo los medios necesarios para realizar el desarrollo del proyecto.
4. Agile Certified Practitioner (PMI-ACP): Certificación que pretende demostrar la experiencia y el conocimiento en la gestión de proyectos ágiles.

En cuanto a los riesgos de no realizar correctamente la administración de proyectos, podemos mencionar retrasos en la entrega del proyecto, aumento de los costos, falta de calidad en los resultados, falta de satisfacción del cliente, documentación ineficiente y pérdida de oportunidades comerciales.

Etapas, Características y Herramientas

En la administración de un proyecto, se sigue una serie de pasos que proporcionan la estructura para llevar a cabo de manera eficiente y segura la consolidación de los objetivos, en tiempo, forma y con los rangos adecuados del uso de los recursos asignados. Por ello, repasemos las principales etapas, características y herramientas:

    1. Inicio del proyecto: En esta etapa, se define y se inicia el proyecto

        • Definición del proyecto e investigación inicial

        • Identificación de patrocinadores y participantes.

        • Documentación del proyecto por escrito.

        • Creación de un caso de negocios o una carta del proyecto.

        • Herramientas utilizadas: plan de comunicación, caso de negocios, carta del proyecto.

    2. Planificación del proyecto: Se desarrolla un plan detallado para el proyecto

        • Establecimiento de objetivos claros y medibles.

        • Identificación de las tareas y actividades necesarias.

        • Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales, etc.).

        • Creación de un cronograma.

        • Herramientas utilizadas: diagrama de Gantt, método de la Ruta Crítica (CPM), técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT).

    3. Ejecución del proyecto: Realización de las tareas y actividades planificadas y aseguramiento de la Comunicación efectiva

        • Asignación de responsabilidades y roles.

        • Coordinación y colaboración del equipo.

        • Seguimiento del progreso y control de calidad.

        • Reuniones regulares de seguimiento.

        • Herramientas utilizadas: herramientas de gestión de tareas y colaboración (Asana, Trello).

    4. Supervisión y control del proyecto: Seguimiento continuo del progreso del proyecto.

        • Supervisión del progreso y comparación con el plan.

        • Identificación y gestión de riesgos.

        • Toma de medidas correctivas cuando sea necesario.

        • Ajuste del plan según sea necesario.

        • Herramientas utilizadas: informes de avance, gestión de riesgos.

    5. Cierre del proyecto: Finalización de las actividades del proyecto, evaluación de los resultados alcanzados y análisis post mortem del proyecto.

        • Entrega de los resultados finales del proyecto.

        • Evaluación del cumplimiento de los objetivos.

        • Cierre de contratos y pagos finales.

        • Lecciones aprendidas y revisión del proyecto.

        • Herramientas utilizadas: acta de cierre del proyecto, informe final.

No olvidemos que las herramientas aquí mencionadas son solo ejemplos de algunas de las múltiples opciones disponibles, y que depende de cada responsable la elección de cuales utilizar, basados no solo en experiencia personal, sino en evaluaciones objetivas y comparativas de cada herramienta y de las características de cada proyecto.

Herramientas de IA existen actualmente para la Administración de Proyectos

 En la actualidad, existen varias herramientas basadas en tecnologías de IA que pueden ser utilizadas en diferentes etapas o procesos de la administración de proyectos. A continuación, se mencionan algunas de estas herramientas y las etapas en las que pueden ser útiles:

Etapa	Herramientas de IA	Descripción
Inicio del Proyecto	Asistente virtual	Los asistentes virtuales basados en IA ayudan a recopilar y organizar información relevante para definir el proyecto, y ayudan a capturar ideas, crear listas de tareas y establecer recordatorios, para facilitar la planeación del proyecto.
Planificación del Proyecto	Gestión del tiempo	Estas herramientas analizan el historial de proyectos similares, identifican patrones y ayudan a realizar estimaciones más precisas sobre la duración de las tareas, lo que lleva a generar cronogramas de cargas de trabajo más adecuados por cada recurso disponible
Ejecución del Proyecto	Chatbots	Los chatbots basados en IA facilitan la comunicación del equipo, pues al responder preguntas frecuentes, proporcionar actualizaciones sobre el estado del proyecto y ayudar en la asignación de tareas, permiten realizar la integración con otras herramientas de gestión de tareas y colaboración
Supervisión y Control del Proyecto	Análisis de datos	El Análisis de Datos con IA, ayudan a monitorear el progreso del proyecto, identificar tendencias y patrones, y proporcionar distintas perspectivas para la toma de decisiones.

Conclusiones

En esta ocasión para mis conclusiones quiero hacerlo de una manera distinta, mas personal y menos formal, menos académico y mediante una breve evocación a las emociones del lector e invitarle no solo a abrazar una más eficiente gestión de proyectos y hacer uso no solo de mejores y novedosas metodologías, sino a herramientas más poderosas e inteligentes que nos ayuden a realizar esta tarea de forma más eficiente.

Y es que tan solo imaginen que están planeando una fiesta épica, ¡la fiesta del año! Pero, ¡oh no! olvidaron hacer una lista de invitados. Entonces, ¿Qué sucede? Resulta que invitaron a esa tía lejana que nadie conoce, al vecino gruñón y al abuelo sordo. ¡Felicidades, ahora tienen una fiesta digna de una comedia de enredos!

Pero eso no es todo, pues al no tener un cronograma claro, terminan llegando tarde a su propia fiesta. Mientras ustedes están luchando por inflar los globos y preparar la comida, los invitados se aburren y deciden irse. Y así, su fiesta se convierte en una reunión íntima con ustedes mismos o aquellos gorrones que no saben cuando deben retirarse.

Pero ¡aún hay más! Sin una comunicación clara, la música elegida no coincide con el ambiente de la fiesta. En lugar de ritmos animados para bailar, solo tienen una lista de reproducción de música clásica para relajarse. ¡El baile improvisado se convierte en una clase de ballet no solicitada!

Y por último, para cerrar con "broche de oro", por no hacer un presupuesto debidamente medido y controlado, se dan cuenta de que gastaron todo el dinero en decoraciones brillantes y ahora no queda nada para comprar bebidas o comida. ¡La fiesta sin refrigerios se convierte en una excusa para invitar a todos a un paseo por el supermercado más cercano, hasta sobregirando la ya cansada tarjeta de crédito!

En conclusión, la Administración de proyectos aunque puede parecer aburrida, tediosa, complicada y apta solo para unos cuantos, debemos darnos cuenta que si la ignoramos y queremos ejecutar un proyecto "conforme se vayan presentando los problemas", solo nos llevara por un camino lleno de sorpresas inesperadas, resultados caóticos y experiencias inolvidables, aunque no precisamente por las razones correctas.

Así que tal vez, solo tal vez, sería prudente considerar aprender algunas habilidades  y trucos de la Administración de Proyectos, antes de aventurarnos en el próximo proyecto