Seguridad y Ergonomía en el Teletrabajo
Introducción
Condiciones de Seguridad
Orden y Aseo
Uno de los aspectos más importantes para cualquier lugar de trabajo en condiciones agradables y con seguridad, es el orden y la limpieza. Por lo que contar con un espacio adecuado y ordenado en nuestras casas destinado para convertirlo en nuestra “oficina en casa” hace que estos aspectos se conviertan en un factor básico en la prevención de accidentes y minimizar el riesgo de aparición de enfermedades relacionadas con el ambiente de la oficina en casa.
Y para cuestiones de orden y aseo, una de las mejores culturas a imitar son las orientales, y los japoneses tienen una metodología sencilla y fácil de entender y que ha sido ampliamente aceptada e implementada en diversas empresas de nivel mundial, y que se enfoca en mantener ordenado y aseado el lugar de trabajo y su entorno. Me refiero a la teoría japonesa de las ‘5S’, y que cuyo principal objetivo es lograr un mayor bienestar en las personas:
• “SEIRI” - Lo que no sirve, que no estorbe. Se refiere a la "Organización", y propiciar el que separemos lo que es necesario para trabajar y retirar lo que es inútil y no ayuda a las labores diarias.
• “SEITON” - Un lugar para cada cosa, cada cosa en su lugar. Palabra clave "Orden" y se enfoca en la idea de ubicar lo necesario y solo lo necesario para desarrollar las tareas en un lugar de fácil acceso.
• “SEISOU” – La basura en su lugar. Palabra clave "Limpieza" y se enfoca en la necesidad de mantener todo limpio, asear los objetos sucios y evitar la acumulación de polvo en los equipos y espacios de trabajo.
• “SEIKETSU” - Saque, ordene, limpie... Palabra clave "Hábito" pues lo que busca es crear la costumbre y rutina de mantener el lugar de trabajo con orden, limpieza e higiene, y en lo posible evitar comer en el lugar de trabajo. Procuremos espacios y momentos para cada actividad. Incluso psicológicamente sirve como un elemento disruptor para descansos mentales.
• “SHITSUKE” - Autonomía y disciplina. Palabra clave "Disciplina". La idea central es lograr que las personas logren acostumbrarse a realizar los cuatro pasos anteriores en el sitio de trabajo para mantenerlo en las mejores condiciones.
Riesgos Eléctricos
En el ambiente de una oficina se cuenta con líneas eléctricas separadas y preparadas para atender los distintos requerimientos, correspondientes al consumo por equipos de cómputo y las líneas de uso regular. Además en muchas organizaciones se cuenta con sistemas de respaldo para evitar la interrupción en el suministro eléctrico. Esta separación y preparación de las instalaciones eléctricas no existe en los hogares, y es difícil de implementar debido a los costos que no son normalmente accesibles o considerados para ambientes domésticos. Por lo que se hacen las siguientes recomendaciones para tener un ambiente más adecuado y que ayude a mitigar los riesgos relacionados a los fallos eléctricos:
• Instalar un regulador de corriente para los aparatos que tengan un consumo de energía más alto en el hogar.
• Si su equipo opera con baterías, procure no tenerlo conectado a la corriente todo el tiempo. Esto alarga la vida de sus baterías para cuando realmente las necesite, le ahorra consumo de energía y minimiza la carga eléctrica en un momento determinado.
• Contar con un “No break” para los equipos de cómputo que se utilicen para trabajar o estudiar, cuando estos no cuenten con batería o esta este con una carga menor del 50%.
•Para desconectar el equipo, evite solo jalar del cable, en su lugar procure siempre tomarlo desde la clavija y jalarlo completo. Así evitara daños en los cables y el riesgo de fallos por cortocircuito.
• Si el contacto queda lejano al lugar de trabajo y se necesita utilizar extensiones de cable, procure que estas sean del calibre eléctrico adecuado para la carga a la que los estara sometiendo y que tengan salida a tierra para evitar fallas por cortocircuito.
• Evite sobrecargar los contactos y no utilice multicontactos que no tengan un adecuado sistema de prevención de cortocircuito.
• El cableado debe encontrarse debidamente organizado y no debe atravesar zonas de paso, interferir con cajones, puertas, partes sobresalientes del escritorio o su propio cuerpo.
• Asegúrese que las clavijas tengan polo a tierra cuando sea posible o utilice adaptadores de alta calidad.
• Compruebe el buen estado del cableado para evitar un cortocircuito.
• Si el equipo es de la empresa reporte al área encargada cualquier falla en su equipo de cómputo. Si el equipo es propio, procure llevarlo de inmediato al técnico calificado para su revisión.
Riesgos de Localidad
En el ambiente físico de una empresa, las oficina tienen las consideraciones adecuadas para prevenir riesgos de accidentes. Sin embargo al trabajar en casa, esos riesgos cambian en cada sitio y es importante saber identificar dónde se encuentran los riesgos de cada lugar, ya que pueden ocasionar caídas, golpes o que alguien quede atrapado, lo que a su vez pueden provocar lesiones. Estos riesgos se pueden encontrar en los siguientes sitios de ejemplo: Escaleras y barandas, puertas, áreas de circulación interna., paredes con estantes no fijados adecuadamente, baños. Y las condiciones que se debe identificar y controlar son:
• Falta de orden y aseo.
• Escaleras y rampas dañadas.
• Almacenamiento inadecuado.
• Superficies irregulares o dañadas.
• Superficies de trabajo defectuosas.
• Techos defectuosos
Es recomendable además revisar y seguir en la medida de lo posible las recomendaciones de Protección Civil para elaborar un plan de emergencia en casa para situaciones como Sismo, Incendio, accidentes, etc.
Condiciones de Salud
Hábitos, estilos de vida y trabajo saludables
Es importante para todos realizarse revisiones periódicas sobre nuestro estado de salud, por lo que se recomienda acudir al servicio de salud periódicamente y atender las instrucciones del médico, manteniendo hábitos nutricionales saludables. Por ejemplo mencionemos que evitar el consumo de cigarrillo y bebidas alcohólicas, y realizando ejercicio regular, es posible prevenir enfermedades del sistema digestivo, cardíaco y osteomuscular, que pueden presentarse más fácilmente en ambientes e instalaciones laborales mal implementadas.
Es importante para cualquier persona en esquemas de teletrabajo el tener buenos hábitos alimenticios, si bien es importante consultar al médico, se recomienda en general reducir el consumo de grasas de origen animal, aumentar el consumo de fibra vegetal, aumentar el consumo de leguminosas, incluir el consumo de grasas de origen vegetal, así como de alimentos de mar, disminuir el consumo de sal, y limitar la cantidad de azúcares y harinas. Y por supuesto se recomienda establecer una rutina de ejercicio de 30 a 60 min. al día, siguiendo las recomendaciones del médico en cada caso, de acuerdo a las condiciones físicas de la persona para no realizar actividades inadecuadas a su condición médica pues no todos los esquemas alimenticios o rutinas de ejercicio son adecuadas para cualquier persona.
Riesgos biomecánicos
Uno de los principales riesgos a la salud de los teletrabajadores o incluso ahora tele estudiantes, es no contar con un escenario adecuado para realizar sus actividades, pues al estar sentado en el equipo por largos periodos de tiempo puede provocar distintos tipos de lesiones. A continuación se mencionan algunas recomendaciones para un adecuado diseño ergonómico del puesto de trabajo:
Computadora
• La ubicación de la pantalla debe ser de frente al usuario, de tal modo que se eviten los movimientos de rotación de cuello. Y la altura del monitor debe ser directamente a la altura de los ojos.
• Al tratarse de una tarea que requiere una agudeza visual normal, la distancia entre la pantalla y el ojo debe oscilar entre 35 y 60 cm.
Escritorio
• Se sugiere que el teclado se ubique sobre el escritorio para facilitar el apoyo de los antebrazos al escribir.
• Es importante mejorar el espacio para los pies evitando que se ubiquen elementos extraños bajo el escritorio, como cajas, juguetes, bolsas, papelería o cualquier tipo de paquete que limite la movilidad de las piernas.
Silla
• La silla debe tener un tamaño de asiento y respaldo que cubra bien la cadera y ofrezca apoyo suficiente para la espalda, aproximadamente desde la altura de los omoplatos.
• Debe permitir fácilmente cambios de posición del asiento y del respaldo.
• Adecuar la altura de la silla de manera que los pies queden firmemente apoyados en el piso y los antebrazos queden paralelos al piso o ligeramente inclinados hacia abajo.
• Se recomienda usar un reposapiés para evitar que el peso de las piernas comprima los tejidos del muslo y perturbe la circulación sanguínea, la altura del mismo debe compensar la de la silla, permitiendo que las rodillas queden más altas que las caderas.
• Los reposapiés deben ser anchos (se sugiere 30 x 40 cm), con una inclinación no mayor a 15º con respecto a la base horizontal.
• Es importante que permita el giro en el eje vertical y cambio del ángulo entre respaldo y asiento.
• La superficie donde se ubique la silla debe facilitar el desplazamiento (por ejemplo bases de acrílico), generando una superficie fija para el trabajador o estudiante.
• El mantenimiento debe ser preventivo y adecuado.
Aspectos relacionados con el manejo del cuerpo
Con el teclado sobre el escritorio es importante buscar el apoyo de los antebrazos, evitando al máximo movimientos de flexión y extensión de muñecas.
• Para mejorar los tiempos de exposición deben tenerse pausas en el ciclo de trabajo, así como ejercicios de estiramiento y relajación, al menos 10 min. cada dos horas.
• Es importante alternar periodos de trabajo con periodos para realizar otras actividades, momentos que servirían para la relajación muscular de los teletrabajadores.
Cuidados auditivos
Cuando por razones de ruido en el ambiente o por limitantes tecnológicas de micrófono y/o bocinas, y se necesite usar diadema para la comunicación, se debe tener en cuenta:
• Si es para un solo oído, intercambiarla cada cierto tiempo.
• Los auriculares deben cubrir la oreja completamente.
• Usar el volumen mínimo.
• Ubicar el micrófono correctamente.
• Manejo de voz con volumen bajo.
• Evitar en lo posible el uso de audífonos para escuchar música.
• Consultar al médico ante cualquier molestia e informarle al empleador.
Riesgos Psicosociales
Algunos de los principales riesgos a la salud que se presentan en los teletrabajadores (y de los cuales ya hemos hablado en otros artículos de la misma serie de Teletrabajo en este mismo Blog) son los relacionados con su permanencia en cuanto a la conexión se refiere:
• Problemas de “Desconexión” o “Conexión permanente”
• “Tecnoestrés” “Tecnoadicción”, “Tecnoansiedad” y “Tecnofatiga”
• “Invisibilidad”. La sensación de que al no estar presente se pueden perder oportunidades de desarrollo, aumento salarial o ascensos laborales
• “Incertidumbre”, el aislamiento puede provocar una sensación de estrés en los teletrabajadores que les hagan sentirse inciertos respecto de la efectividad de sus funciones, lo que puede provocar avances lentos o falta de continuidad al tomar decisiones.
• Las condiciones ergonómicas, que ya hemos mencionado pueden generar un cansancio físico adicional que puede derivar en bajo rendimiento o en agotamiento excesivo, o sensación de fatiga, dolores de cabeza, trastornos del sueño
• Otros padecimientos que pueden presentarse por un mal escenario laboral se relacionan con problemas musculo esqueléticos, respiratorios o digestivos, derivados del sedentarismo, sobrepeso, enfermedades del corazón, lo que puede derivar en colesterol alto, accidentes cerebrovasculares, diabetes, osteoporosis
• Otras situaciones que pueden ocasionarse y que deben vigilarse, son sentimientos de depresión, ansiedad y sensación de aislamiento.
El estrés es una respuesta adaptativa de las personas a estímulos externos e internos que se percibe como amenazas, que activan mecanismos psicológicos y físicos de respuesta. Por lo que el estrés negativo produce un estado de malestar y ansiedad permanentes, que además interfiere con los hábitos cotidianos y la productividad. Para controlar esto, debemos actuar de manera preventiva considerando:
• Asumir una actitud dinámica y positiva con respecto a la vida, dimensionando las dificultades.
• Expresar los sentimientos.
• Determinar y analizar las causas que generan estrés negativo.
• Distribuir el tiempo en las actividades personales, sociales y de trabajo.
• Aprovechar el tiempo para compartir con la familia y amigos y realizar actividades creativas y artísticas.
Uno de los principales retos para el teletrabajador y uno de los principales problemas que se han detectado durante esta situación de pandemia en todo el mundo, es el adecuado manejo del tiempo, no logrando separar claramente la vida laboral de la personal, para lo cual se recomienda seguir los siguientes consejos:
• Establecer una agenda diaria y semanal para la ejecución de actividades, de acuerdo a las jornadas laborales y formar la disciplina de cumplir con ellas, como si se realizaran en una oficina regular.
• Cumplir con lo planeado y felicitarse por el cumplimiento de estas metas.
• No trabajar más de 8 horas al día y cumplir con las horas laborales semanales, cumpliendo sobre todo con los objetivos y entregables establecidos para el periodo.
• Hacer pausas activas de 5 a 10 minutos cada 2 horas, y aprovechar para realizar alguna actividad recreativa que no exceda el tiempo de pausa, y que ayude a liberar la mente y estirar los músculos.
• Debe tenerse en cuenta que la falta de planeación o el incumplimiento de esta, es la principal razón de la aparición de actividades urgentes que afectan toda la agenda de trabajo.
Separación del ámbito familiar y privado del laboral
Uno de los mayores retos de los teletrabajadores es conseguir el equilibrio entre la vida familiar y laboral, generando la separación adecuada de tiempos y espacios entre ellas, por eso se recomienda:
• Tener un “escenario” o espacio exclusivo para trabajar, que mantenga la línea psicológica entre el trabajo y la vida personal, que cuente con luz natural, ventilación y temperatura adecuada, con poco ruido y mobiliario adecuado. Y de preferencia sin ventanas detrás o frente del monitor para evitar reflejos en la pantalla.
• El escenario debe propiciar la motivación necesaria así como favorecer las actividades mentales y la protección de la salud y la seguridad.
• Solicitar el apoyo de los miembros de la familia para lograr un ambiente que le permita concentrarse y desarrollar las actividades laborales sin interrupciones.
• Informar a familiares y amigos sobre las condiciones de desarrollo de su trabajo, a fin de evitar sobresaltos o interrupciones por situaciones que puedan atenderse después de los horarios laborales, igual que cuando se acude físicamente a la oficina.
• Separar las actividades familiares de las laborales y establecer horarios con toda la familia, de lo contrario pueden surgir tensiones que afectan psicológicamente al teletrabajador, debido a los compromisos adquiridos.
• Evaluar la necesidad de contar con una línea telefónica independiente de la de uso familiar.
• Cada persona debe poner énfasis en su autodisciplina, cumplimiento en tiempo y forma de objetivos, comunicación integral, confianza mutua, escenario laboral, horario, rutinas, vestimenta (¡fuera pijama!), herramientas, etc.
Finalmente y sólo como recomendaciones de ciberseguridad básica se remienda:
• No descuidar los dispositivos en lugares públicos
• Implementar técnicas criptográficas al transmitir información (contraseñas, firewall, antivirus)
• Usar VPN para conexiones con la oficina y compañeros
• Evaluar y mejorar la seguridad de la red del domicilio
• No usar redes WiFi públicas (conlleva un riesgo constante de filtraciones de datos)
• Evitar conectar cualquier memoria USB, para no tener contagios de virus o malware
• Evitar instalar aplicaciones desconocidas o poco evaluadas, así como navegar por páginas no seguras
• Borrar el historial de navegación, cookies, contraseñas, papelera, etc.
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