Receta de cocina para una Transformación digital empresarial

Cuando se habla de “Transformación digital en las empresas”, en realidad se refiere a la integración y uso de tecnologías digitales o TIC (Tecnologías de Información y Comunicación) en todas las áreas de una organización o al menos en las más estratégicas, con el fin de mejorar e incrementar su eficiencia, productividad y competitividad al tiempo que se pretenda simplificar las operaciones. Esta transformación implica la adquisición de equipo de computo o dispositivos inteligentes, contar con servicios de acceso a internet, la adopción de software, aplicaciones móviles, análisis de datos, inteligencia artificial, automatización de procesos, entre otros para poder realizar sus operaciones.

Desde hace unos años y hacía la década de los 2030’s, la transformación digital se ha vuelto fundamental para el éxito y la supervivencia de las empresas, ya que mejora la toma de decisiones basada en datos, optimiza procesos, y ayuda a las empresas a llegar a nuevos mercados y ofrecer a sus clientes servicios personalizados, y sobre todo poder mejorar la experiencia del cliente, y ayudar a agilizar la comunicación tanto interna como externa, entre distintos beneficios.

¿ Y que pasa si las empresas decidieran que no quieren, no pueden o no saben como realizar esta “Transformación digital” ? Esta decisión puede representar riesgos para las pequeñas y medianas empresas (Pymes)  en México, entre los que se incluyen:

• Pérdida de competitividad: La expresión “adaptarse o morir”, aplica perfectamente ya que las empresas que no se adapten a las nuevas tecnologías se quedaran rezagadas frente a la competencia que sí lo hace, ocasionando la pérdida de clientes y oportunidades de negocio.
• Ineficiencia en los procesos: En la actualidad la falta o mala implementación de la automatización y digitalización de los procesos puede resultar en ineficiencias, mayores márgenes de error y tiempos de respuesta más largos, lo que afecta la productividad, la calidad del servicio y con ello problemas de posicionamiento de mercado.
• Falta de personalización y experiencia del cliente: Actualmente los clientes están acostumbrados y esperan servicios personalizados no como un “extra”, sino como un estándar de mercado, es por ello que las empresas que no adoptan la transformación digital seguramente enfrentaran dificultades para satisfacer a dichas expectativas, y con ello pérdida de clientes.

Así que para que las Pymes “caminen” hacía la Transformación digital, es recomendable considerar las siguientes opciones:

• Infraestructura tecnológica: Es importante invertir en hardware y software lo más actualizados posible, o elegir las opciones más convenientes para cada organización, y buscar al mejor proveedor de Internet acorde a las necesidades.
• Capacitación de personal: Siempre se dice que la educación es esencial y en este caso, el  capacitar al personal en el uso de TIC es un factor determinante para formar una cultura digital adecuada en la organización.
• Desarrollo de una estrategia digital: Las empresas deben desarrollar un plan estratégico que defina los objetivos, las acciones y los plazos para la transformación digital. Esto incluye no solo identificar las áreas clave a digitalizar, sino indicar los procesos de transformación, los cuellos de botella en los procesos clave, los proyectos de transformación, riesgos, planes de contingencia, y sobre todo los resultados esperados y en cuanto tiempo.
• Implementación: Al considerar las necesidades especificas de cada organización, hay que considerar soluciones como podría ser un sistema de gestión empresarial (ERP), el uso de herramientas de marketing digital, la creación de una tienda en línea, entre otros. Y para este ultimo componente se pueden considerar esquemas de SAS (Software as a Service), IAS (Infraestructure as a Service), PAS (Platform as a Service) de los que ya existen en el mercado.

Y ya que comenzamos a mencionar los resultados, es necesario identificar que tipo de servicios deben ofrecer y contratar las empresas, para lograr la transformación digital, y entre ellos los más comunes son:

• Aplicaciones móviles y sitios web: Aún cuando son las más usadas y comunes de las últimas décadas, estas herramientas permiten a las empresas tener presencia en línea y brindar servicios a través de canales digitales y sobre todo de abrir canales de comunicación bidireccional inmediata, y líneas de venta y servicio directo con el cliente final.
• Análisis de datos: En toda empresa, la recopilación y el análisis de datos son fundamentales para tomar decisiones basadas en información precisa y obtener ideas valiosas sobre el negocio y los clientes y las líneas de productos y servicios que pueden ofrecer para mantener y crecer sus líneas de negocio.
• Ciberseguridad: En el entorno digital, la seguridad de los datos y la protección de la información son aspectos críticos. Y es por ello que contratar servicios de ciberseguridad no solo ayuda a proteger la empresa de amenazas y ataques cibernéticos, sino que además brinda un valor agregado tanto para socios, aliados y clientes.

Por supuesto todo esto implica costos, que en algunos casos se podrían antojar privativos para muchas empresas, dependiendo no solo del tamaño de la empresa, sino incluso de cuantos y cuales procesos se digitalizaran, y que servicios al cliente se ofrecerán. Por ello es importante realizar un análisis detallado y buscar asesoramiento profesional para obtener estimaciones precisas de los costos y procesos involucrados. De ahí la importancia de considerar los esquemas SAS; IAS, PAS, pues se evitan no solo el costo de obsolescencia sino los de instalación e implementación iniciales, lo que enfatiza aún más la necesidad de contar con profesionales TIC de confianza ya sea como personal contratado o como asociados que ayuden a realizar esta implementación de manera adecuada.

¿ Y si la empresa ofrece servicios o venta directa al publico ?

En muchos países las empresas y negocios de servicios o venta directa al público no solo son la mayor parte del motor de la economía, sino las principales fuentes de empleo, y considerando que a veces es difícil llegar al fin de mes, el pensar en la transformación digital tiene un impacto no solo significativo, sino que puede resultar imposible de considerar. Por ello es tan importante para este tipo de empresas poder aprovechar las ventajas de las aplicaciones disponibles ya en el mercado con distintos esquemas comerciales (desde gratuitas hasta de cobro por demanda), los cuales pueden ser muy valiosos para la adopción tecnológica y aprovechar las ventajas del internet, redes sociales y aplicaciones móviles, les ayudaría a aprovechar una serie de beneficios y oportunidades comerciales, como:

• Mejora de la experiencia del cliente: La transformación digital permite a las empresas brindar una experiencia más personalizada y eficiente a sus clientes. El poder usar y aprovechar herramientas y aplicaciones en línea como chatbots, redes sociales y aplicaciones móviles, le permite a las empresas ofrecer servicios y atender consultas de manera rápida, no solo mejorando la imagen de la empresa, sino obteniendo retroalimentación directa para mejorar la fidelización de los clientes, y con ello aumentar su satisfacción y generar recomendaciones positivas y atender de manera inmediata las negativas.
• Ampliación del alcance y acceso a nuevos mercados: El marketing digital por su naturaleza tiene un alcance mucho más amplio de lo que puede alcanzar la publicidad local, por ello para las empresas es una herramienta muy importante para llegar a un público más amplio y diversificado. A través de la presencia en línea, la publicidad digital y la optimización de motores de búsqueda, es posible atraer a nuevos clientes y expandir el alcance geográfico de la empresa, lo que los lleva al reto de buscar mecanismos de entrega que puede significar un crecimiento exponencial en el tamaño y presencia de la marca.
• Optimización de procesos internos: Los procesos burocráticos y redundantes no son exclusivos de organizaciones de gobierno, también las empresas pueden ser muy complejas en su operación o centralistas en la toma de decisiones, por ello para mejorar la eficiencia de los procesos internos, actividades como la automatización de tareas repetitivas, el uso de software de gestión empresarial, la digitalización de documentos y la implementación de sistemas de análisis de datos, ayudan a no solo a reducir costos operativos, sino a mejorar la productividad y con ello aumentar la productividad y agilizar las operaciones comerciales.
• Generación de datos y análisis: La transformación digital proporciona a las empresas acceso a una gran cantidad de datos sobre sus clientes y que al ser analizados se puede obtener información que ayude a tomar decisiones informadas, identificar oportunidades y anticipar tendencias del mercado.
• Innovación y adaptabilidad: Cuanto mayor sea la cultura de innovación y la capacidad de adaptabilidad de las empresas mejor será su habilidad de adopción de nuevas tecnologías y estar atentos a las tendencias digitales, las empresas pueden mantenerse actualizadas, responder rápidamente a los cambios del mercado y ser más competitivas.

Como vemos los beneficios que se pueden obtener son muy atractivos si se realiza una correcta adopción de la transformación digital, pero no debe quitarse la vista de los principales retos que siempre tenemos en cualquier dinámica y actividad humana, como son la resistencia al cambio por parte de los empleados y los clientes, así como la inversión inicial necesaria.

Receta de cocina para una Estrategia digital en una PyME

Pero para hacer más clara y sencilla la explicación de los pasos a realizar una transformación o adopción tecnológica en las empresas, principalmente para una Pyme, hagamos una analogía con una receta de cocina para tratar de ser más claros en los puntos clave y aspectos más relevantes:

Ingredientes:

• Objetivos claros de la digitalización: aumentar posicionamiento de marca, aumentar las ventas, fidelizar clientes, etc.
• Conocimiento y comprensión del mercado: necesidades y preferencias.
• Presencia en línea (sitio web, apps móviles): puntos de contacto 7*24 con los clientes.
• Contenido de calidad y relevante para el público: blogs, videos, infografías y redes sociales con información útil, educativa o entretenida que atraiga a la audiencia.
• Publicidad en línea: Anuncios en redes sociales o Google Ads, para atraer a nuevos clientes.
• Estrategia de redes sociales: Consultar los artículos “Estrategia de Posicionamiento Digital - Parte 1” y “Estrategia de Posicionamiento Digital - Parte 2” en este mismo Blog.
• Análisis de datos: Tráfico del sitio web, el compromiso de los usuarios y las conversiones, etc. Nuevamente acudir a los artículos referidos en el punto anterior.

Instrucciones:

1. Definir los objetivos de manera clara y conocer al mercado objetivo.
2. Crear una sólida presencia en línea con un sitio web optimizado que permita el comercio directo y en linea.
3. Generar contenido relevante y compartirlo en diferentes plataformas de redes sociales.
4. Establecer una estrategia efectiva en redes sociales para interactuar con la audiencia.
5. Considerar la utilización de publicidad en línea para aumentar la visibilidad de la empresa y disponer de presupuesto para ello, analizando los mejores canales de difusión.
6. Analizar regularmente los datos y métricas para evaluar el rendimiento de la estrategia y realizar ajustes si es necesario.

Perfiles profesionales relevantes:

Para llevar a la practica esta estrategia, se requiere el apoyo de profesionales como:

• Diseñador web: Para crear un sitio web atractivo y funcional.
• Redactor de contenido: Para generar contenido relevante y de calidad.
• Especialista en redes sociales: Para gestionar y optimizar perfiles en redes sociales.
• Analista de datos: Para ayudar a comprender y utilizar los datos de la estrategia.

Errores a evitar:

• No tener una estrategia clara: Es fundamental tener una estrategia bien definida para evitar acciones dispersas y poco efectivas.
• No conocer debidamente al público objetivo: No comprender la audiencia puede llevar a mensajes inadecuados y a no llegar a las personas adecuadas.
• Ignorar el análisis de datos: No aprovechar los datos disponibles para evaluar y ajustar la estrategia puede limitar el crecimiento y con ello el logro de los objetivos.

Mejores prácticas:

• Actualización constante: El entorno digital cambia rápidamente, así que mantenerse al tanto de las últimas tendencias y actualizaciones es una practica muy útil y redituable.
• Consistencia: Mantener una presencia activa y coherente en línea para construir una imagen sólida de marca.
• Escuchar a la audiencia: Interactuar con seguidores y clientes, escuchar sus comentarios y utilizar esa información para mejorar la estrategia.

Recordemos que esta "receta" solo pretende ser una guía genérica, ya que las necesidades específicas de cada empresa serán muy distintas unas de otras. Por ello es tan importante adaptar los puntos y consejos aquí expuestos, al contexto particular de cada empresa. Pues después de todo, y al igual que ocurre en la cocina, el “sabor” de cada preparación, dependerá del “sazón”, “estilo” y "calidad y cantidad de los ingredientes” utilizados por cada “Chef”.

Así que mucho éxito al preparar y ejecutar su proceso de transformación digital en su negocio y “Buen provecho”...