Ante las nuevas tecnologías... ¿Cuáles son los beneficios de la innovación entre equipos?
¿Cómo pueden promoverla los Coordinadores de proyectos?
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Definir el problema y el objetivo (el poder de la visión clara)
Antes de comenzar cualquier ruta necesitamos saber el destino. La innovación inter-equipo busca resolver un problema fundamental: la “insularidad operativa” o el "trabajo en silos", donde la información y las ideas se quedan atrapadas en departamentos o esfuerzos aislados. Por lo que es crucial tener una comprensión clara del problema que está tratando de resolver y el objetivo que está buscando antes de comenzar a “reunir a las tropas”. Esto ayudará a enmarcar el desafío, comunicarlo de manera efectiva y alinear las expectativas de todos los interesados, por lo que utilizar herramientas como enunciados de problemas, objetivos SMART y alcances de proyectos para definir y documentar el problema y el objetivo sería de gran utilidad.
Objetivo: Lograr que una la organización cambie de una colección de grupos funcionales a un ecosistema interconectado donde la diversidad de experiencias, conocimientos y habilidades, se combinen en soluciones más robustas, creativas y eficientes. No se trata de generar "ideas locas" sin sentido, sino de encontrar mejores maneras de hacer las cosas que se puedan traducir en optimizar procesos, reducir costos o crear productos/servicios con mayor valor añadido.
Consejo Práctico: (Asumiendo el rol de coordinador).
Se debe identificar un proyecto que esté estancado o necesite una mejora en eficiencia o en valor percibido por el cliente, pues es ahí donde la innovación es más urgente.
El objetivo a lograr debe ser de tipo SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, con plazo de Tiempo). Por ejemplo: "Reducir en un 15% el tiempo de aprobación de nuevos diseños, integrando la perspectiva del equipo de ventas y el de producción en las primeras fases del próximo trimestre."
Identificar e involucrar a las personas adecuadas (diversidad como motor)
La innovación entre equipos requiere diversidad de perspectivas, habilidades y experiencias, por ello, como si se tratara de un entrenador armando su equipo ideal. Por tanto el identificar e involucrar a las personas que pueden contribuir a la solución en cada posición, ya sean expertos, usuarios, clientes o socios es de vital importancia. Y por supuesto se debe tener en cuenta su disponibilidad, motivación y compatibilidad.
La innovación se alimenta de la diversidad de pensamiento. El coordinador debe actuar como un "cazatalentos interno" promoviendo:
La contradicción constructiva: Incluir a quienes tienen habilidades complementarias y diferentes estilos de trabajo, con roles como: el visionario (generador de ideas), el ejecutor (quien las aterriza), el crítico constructivo (quien cuestiona) y el experto (quien tiene el conocimiento de la materia).
Romper las barreras jerárquicas: Es importante incluir a personas de distintos niveles o departamentos que normalmente no interactúan. Un operario de planta puede tener una idea mucho más práctica que un director para un problema específico.
Consejo Práctico:
Al iniciar la "tormenta de ideas" se debe involucrar no solo al equipo directo, sino incluir 2 o 3 personas clave de otras áreas relevantes como por ejemplo servicio al cliente.
Crear un entorno colaborativo (confianza y seguridad)
Un entorno colaborativo en el que las personas puedan compartir, aprender y aprovechar las ideas de los demás es propicio para la innovación. Contar con un espacio y una cultura que fomente la apertura, la confianza y la retroalimentación ayudan a que la gente se anime a imaginar y compartir. Por supuesto, contar con herramientas y recursos que faciliten la comunicación, coordinación y sobretodo que no se sientan “vigiladas”, ayudará a consolidar la confianza para que las ideas fluyan. Nadie debe temer el ridículo o la represalia por proponer algo "demasiado arriesgado" o por señalar un error:
Fomentar la escucha activa: Se debe fomentar este comportamiento, para asegurar que todas las voces no sean solo oídas, sino escuchadas y comprendidas a cabalidad.
Celebrar el "fracaso constructivo": A pesar de que la experimentación implica riesgos, un error no es un fracaso si se aprende de él. Hay que animar al equipo a "fallar rápido y barato" para poder corregir y aprender. Edison decía “No he fracasado. Simplemente he encontrado 10.000 maneras que no funcionan”.
Consejo Práctico:
Implementar la regla de "Sí, y..." en las sesiones de brainstorming, en lugar de responder con "No, porque...", invita a construir sobre la idea de un compañero, sin importar lo "alocada" que pudiera parecer.
Gestionar el proceso y los resultados (“call to actión”)
Lamentablemente la innovación no es un proceso lineal o predecible, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad son parte del proceso. Por lo que es necesario supervisar y evaluar constantemente los resultados y su posible impacto. Siempre se debe seguir en un ciclo que permita la experimentación, la iteración y la adaptación hasta lograr el objetivo inicial. Establecer y utilizar métricas e indicadores que midan el progreso y el éxito de la innovación así como tener herramientas como metodologías ágiles, creación de prototipos y pruebas para gestionar el proceso y los resultados, son siempre útiles para este propósito.
“Una gran idea sin ejecución es solo una fantasía”, por lo que es crucial traducir el impulso creativo en resultados tangibles, y para ello es importante:
Establecer un marco, no un muro: Se deben usar metodologías ágiles como OKRs o metas SMART, para dar estructura al proceso, pero sin olvidar la experimentación.
Facilitar recursos: Garantizar que el equipo tenga el tiempo, las herramientas y el presupuesto necesario para desarrollar y probar el prototipo de la idea.
Consejo Práctico:
Para ideas innovadoras, es bueno usar un "espacio de juego" o una "caja de arena" (ya sea virtual o física),que asegure tiempo y recursos donde el equipo pueda trabajar en la idea sin las presiones directas del proyecto principal.
Reconocer y recompensar las contribuciones (el ciclo de retroalimentación positiva)
La innovación es un esfuerzo colectivo que requiere reconocimiento y recompensa, por ello es muy importante el brindar reconocimiento por las contribuciones, ya sean pequeñas o grandes, individuales o de equipo. También es necesario celebrar y compartir los logros y aprendizajes. Las encuestas de opinión, programas de reconocimiento y estudios de casos para reconocer y recompensar las contribuciones, pueden ser herramientas útiles para este propósito. No se debe olvidar que valorar los esfuerzos, más allá de los resultados inmediatos, mantiene la motivación y el compromiso.
Reconocimiento público y específico: Reconocer no solo el éxito final, sino el esfuerzo constante.
Recompensa con oportunidades: El mejor incentivo no siempre es económico, sino la oportunidad de liderar la implementación de su propia idea o recibir formación especializada.
Aspectos relevantes a tener en cuenta
Aspecto
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Retos
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Riesgos
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Oportunidades
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Cultura
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Resistencia al cambio y miedo
a la pérdida de control en los departamentos.
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Desgaste del equipo si las
ideas no se implementan o si hay fracasos sin aprendizaje.
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Crear una cultura de
crecimiento y pertenencia, aumentando la moral y retención de
talento.
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Proceso
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Dificultad para alinear
objetivos inter-equipo (falta de interdependencia).
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Duplicación de esfuerzos o
conflictos de propiedad de ideas entre equipos.
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Resolución efectiva de
problemas al combinar diversas ópticas y conocimientos
especializados.
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Tiempo
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La urgencia del trabajo
diario consume el tiempo dedicado a pensar y experimentar.
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El proceso innovador se
alarga indefinidamente sin una coordinación clara.
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Mayor productividad y
eficiencia a largo plazo al optimizar procesos.
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Aprovechamiento de las tecnologías de IA y trabajo a distancia.
El trabajo a distancia y las herramientas de Inteligencia Artificial (IA) no son obstáculos, sino aceleradores de la innovación.
IA para el análisis: Las herramientas de IA pueden analizar grandes volúmenes de datos (internos y de mercado) para identificar patrones o áreas de mejora que las personas podrían pasar por alto, señalando dónde enfocar los esfuerzos de innovación.
Trabajo a distancia para la inclusión: Las plataformas de colaboración virtual rompen las barreras geográficas y de tiempo, facilitando la participación de talentos diversos. Un chat o un wiki de conocimiento permiten documentar y compartir ideas de forma asíncrona, mejorando el proceso de innovación.
Conclusión (el liderazgo que inspira la revolución)
La innovación no es magia, es liderazgo intencional. Es el coordinador del equipo quien tiene la llave para desbloquear el potencial colectivo. No se trata de ser el más brillante, sino el catalizador que orquesta las mentes brillantes, creando un espacio seguro donde el error se aplaude como aprendizaje y la idea más inesperada puede convertirse en la próxima gran solución.
La hora es ahora. No es posible seguir viendo a los equipos como islas, hay que verlos como un ente conectado, como “un solo organismo”. El desafío no es solo terminar el proyecto a tiempo, sino dejar una cultura que inspire a los demás a mejorarlo. Asumir el rol de promotor, atreverse a conectar, y presenciar cómo el ingenio de la colaboración transforma problemas en oportunidades, llevando a la organización y cada individuo a un nuevo nivel de impacto.
La próxima gran idea para cambiar el mundo está esperando la oportunidad de ser liberada y desarrollada.
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