Reflexiones de un Conferencista...

"Las palabras son como las hojas. Cuando abundan, poco fruto hay entre ellas."  Alexander Pope

Durante los últimos quince años, he tenido la oportunidad de pararme en un estrado y hablar sobre distintos temas de mi interés; en su mayoría, relacionados con la tecnología y sus implicaciones sociales y de negocio. Y durante todo este tiempo he vivido grandes y memorables experiencias, algunas que no resultaron tan gratas, otras un poco más cómicas y divertidas, pero todas llenas de aprendizaje y reflexión, que hoy quiero compartir en estas líneas. Así que sin más preámbulo comencemos a cavilar sobre el asunto...

¿Qué es una ponencia?

Para comenzar me gustaría ahondar en el uso indistinto que hemos dado a la forma en que nos referimos a la persona que hará una exposición, pues les decimos "Ponente", "Conferencista", "Expositor" sin poner atención a las diferencias que hay en cada uno. Por lo que es conveniente que comencemos por enunciar los significados de diccionario que llevan estos términos:

• Ponencia: Exposición de un tema concreto ante un conjunto de personas reunidas para discutirlo entre todos y extraer conclusiones.
• Conferencia Disertación o exposición en público sobre un tema o un asunto. 
• Disertar Tratar detenidamente sobre cierta materia que se conoce bien, especialmente exponiéndola en público.

Como vemos la diferencia entre una ponencia y una conferencia radica en el hecho de que en la primera el objetivo es tener una discusión con la audiencia buscando obtener una conclusión sobre el tema expuesto, mientras que, en la conferencia o disertación, la idea es la mera exposición del tema sin esperar una conclusión grupal. Esto es importante definirlo, porque de aquí en adelante, hablaré de mis experiencias y reflexiones bajo la luz de la Conferencia.

Preparar una Conferencia

Lo primero que debemos pensar es en el tema que deseamos exponer y sobre el cual nos sentimos lo suficientemente preparados para además responder a inquietudes de la audiencia. Si buscamos en internet encontraremos muchas sugerencias sobre cómo realizar una presentación adecuada. Yo en lo personal sigo la siguiente dinámica, cada vez que debo preparar una nueva conferencia: 

1. Preparar el tema y el objetivo

Aunque parezca algo demasiado obvio, siempre es bueno definir con toda claridad, que queremos comunicar y por qué queremos hacerlo, pero sobre todo, que deseamos que ocurra con la audiencia. Para ello es importante definir claramente el contenido de la presentación, es decir, los puntos que deseamos enfatizar, y quizás pensar un poco en las siguientes preguntas nos ayudará a darle el enfoque que más nos funcione:

• ¿Que deseamos dar a conocer?
• ¿Porque es importante?
• ¿Que deseamos que la audiencia haga con la información?
• ¿Es información que ya está disponible en Internet o en algún tipo de publicación?
• ¿Es contenido totalmente nuevo?
• ¿Se ofrecerá una síntesis?
• ¿Cuál es la mejor manera de que la audiencia capte el mensaje?

2. Definir los subtemas y el tiempo de la presentación

Cuando comenzamos a incluir los puntos a cubrir sobre el tema central, casi siempre se hace una lista más larga de lo que realmente debemos considerar. Y esto se hace evidente cuando al estar llenando los contenidos, nos damos cuenta que algunos puntos parecen no tener suficiente o adecuada información, o que algunos se pueden agrupar con otros subtemas. Por lo que siempre es recomendable pensar en una especie de guión que nos permita hacer una línea clara sobre qué diremos en cada lámina y si podemos presentarla de otra forma. Aquí también es recomendable tener en cuenta que cuantas menos láminas incluya nuestra presentación será mejor, pues demasiadas láminas, implica mayor tiempo y no queremos cansar a la audiencia.

3. Definir el tipo de audiencia

Pensar en el tipo de audiencia a quienes hablaremos, definirá de forma crucial tanto el enfoque, como el lenguaje y por supuesto la profundidad del tema, incluyendo lo que podemos dar por sentado y lo que no podemos omitir. No es lo mismo hablar ante un público de perfiles diversos, donde tendremos que hablar de forma genérica y casi superficial en algunos puntos, que si lo hacemos ante un auditorio de gente que conoce de la materia que tocaremos, así como el rango de edades, niveles socioeconómicos pues definirá el tono del lenguaje o hasta el tipo de ejemplos o bromas que podamos incluir. Una recomendación es no incluir comentarios o alusiones a aspectos, políticos, religiosos, deportivos a menos que sean parte del tema que estamos abordando en nuestra presentación, pero aun así tratemos de hacerlo de manera neutra para evitar que alguien se sienta agredido.

4. Investigar sobre últimas novedades en el tema

Siempre es una buena práctica averiguar si hay alguna novedad respecto del tema que estamos abordando, pues no queremos que se tomen por desactualizada nuestra información. Por lo que es recomendable un par de días antes recorrer la web para conocer noticias alrededor de nuestro tema y ver si es posible incorporarlas a nuestra presentación, aunque sea solo a manera de mención. En un par de ocasiones yo he podido usar información que escuche en el radio incluso un par de horas antes de mis presentaciones, y eso siempre da la sensación de frescura, pues no falta alguien en la audiencia que ya está al tanto o la mayoría que no lo sabían y quedan gratamente sorprendidos. Por supuesto me refiero solo a comentarios rápidos y que no rompan la estructura de la presentación, pues tampoco se trata de improvisar, ya que eso siempre genera un descontrol y a menos que tengamos mucha experiencia en la improvisación, lo recomiendo solo en muy pequeñas dosis hasta que se vaya logrando más experiencia en su uso.

5. Definir el tiempo máximo de duración 

El tiempo estándar de duración de una conferencia es de una hora incluyendo preguntas y respuestas. Por lo que se sugiere considerar un máximo de 45 minutos para abordar todos los puntos de la presentación (de aquí la importancia de usar las menos láminas posibles). Sin embargo, si el tema lo amerita o si el formato del congreso donde se dará la charla lo permite, puede considerarse una duración de 1:30 hrs o 1:45 como máximo, ya que una charla más larga resultará tediosa y no podrá lograr los objetivos. Sin embargo, consideremos que la tendencia de las presentaciones van hacía el formato "TED", que son charlas de un máximo de 20 min.

6. Diseñar una introducción y mensajes clave

Se dice que una clave para el éxito de un libro es la fuerza de la primera línea del mismo. Algo similar ocurre con las presentaciones y conferencias. Debemos pensar en el título y subtítulo de la misma, que sea fuerte, atractivo y cautivador, que llame la atención. Después diseñar un abstract de la misma, resaltando los puntos principales que se abordarán, pero sin dar todavía nada de información que resulte relevante. Algo así como un tráiler de una película, mostrar lo atractivo, pero sin "spoilers" importantes de la trama. La intención es generar expectativas en la audiencia que deberán ser atendidas a lo largo de la presentación.

7. Un cierre de impacto

Por otro lado, y no menos importante, es la conclusión y el cierre. La conclusión no es una repetición de los puntos expuestos, sino una integración de todos en uno o dos puntos principales y que sean derivadas principales de los subtemas e implicaciones del tema principal. De igual forma, para el cierre, es bueno tener una frase de "Call to action" o "llamado a la acción" donde se invite a la audiencia a seguir con el aprendizaje del tema. De forma personal, Yo siempre procuro tener una frase de cierre que denote que he terminado pero que a la vez le de fuerza al mensaje central y le refuerce a la audiencia la sensación de haber cumplido los objetivos.

8. Ensayar, ensayar y ensayar

"La práctica hace al maestro" y para ello no hay más receta que practicar constantemente la presentación. Medir los tiempos, analizar cuando hay que hacer pausas que refuercen el mensaje y hacer más énfasis en las frases que lo ameriten.  Es aceptado hacer algunos chistes que ayuden a romper el hielo o para reforzar más un punto (la mejor manera de aprender algo es relacionándolo con algo más, y a veces un chiste es un buen recurso), sin embargo, no olvidemos que estamos dando una conferencia y no haciendo un show de stand up, por lo que evitemos parecer comediantes.

Por otro lado, algo que a muchas personas les molesta es que el expositor se pase la vida leyendo las diapositivas... "Para leer, Yo sé hacerlo". A mi parecer es de pésimo gusto que el expositor demuestre su mala preparación leyendo todos y cada uno de los textos de su presentación. Además de que denota una falta de experiencia, da la sensación de falta de preparación o desconocimiento, además de que rompe completamente la conexión con el público. Las diapositivas, videos o cualquier otro material, son un apoyo. El punto central siempre debe ser el conferencista y no sus materiales. Por lo que es importante que no abuse de estos recursos o trate de usarlos para ocultar alguna carencia, ya que de una u otra forma se hace evidente y nos resta credibilidad.

Otro punto importante es que muchos conferencistas prefieren ocupar el menor texto posible y ponen casi solo imágenes. Esto es válido solo si la presentación siempre se acompaña de la explicación oral, pues si se ve por alguien que no tenga el contexto del discurso, no sabrá de qué se trata o no captará el mensaje que se buscaba dar y las imágenes podrían sacarse de contexto. Por lo que un equilibrio entre texto e imágenes sugestivas del mensaje, es importante para evitar ser demasiado explícito o demasiado sugerente. Recuerde que a las personas mucho texto les aburre, y que cada quien interpreta las imágenes según sus propios paradigmas, por lo que los mensajes pueden perderse sin el apoyo del discurso oral adecuado.

Miedo y pánico escénico

Es muy común que oigamos distintos consejos para poder pararnos y hablar en público, pues a todos nos aterra la exposición, y el miedo a hacer el ridículo. Y en ese respecto recibiremos una gran diversidad de consejos para controlarlo. Revisemos solo algunos puntos importantes que debemos cuidar:

1. Ser Perfectos: cometer un error nos pasa a todos y a nadie le importa más que a nosotros mismos, a menos que hagamos que a todos les importe.  Lo más importante que podemos hacer después de cometer un error es seguir adelante. Lo importante es no detenernos, a menos que el error haya sido verdaderamente demoledor. Una gran ventaja que tenemos es que nadie sabe lo que hemos de mostrar y por ende pocos notaran el error, a menos que nosotros mismos lo hagamos evidente. Como “errar es humano”, un error puede ser positivo, porque nos permite conectar con el público. Yo incluso si el error fue muy evidente, puedo hacer incluso una broma sobre mi propia persona y sigo adelante.

2. Visualización: "Concentrate. ¡Aquí voy!...Velocidad, Soy veloz. Un ganador, 42 perdedores, Yo desayuno perdedores... Velocidad. Soy más que rápido, más que veloz, soy un Rayo"... Son las frases que el "Rayo McQueen" de la película de Pixar "Cars", utiliza para automotivarse antes de iniciar una carrera. La mayoría de las personas que alcanzan sus objetivos, lo hacen gracias a que logran visualizarse cumpliéndolos. Lo mismo ocurre al hablar en público. La mejor manera de controlar la ansiedad y el pánico escénico es practicar en un lugar donde nadie puede vernos y donde incluso somos más críticos con nosotros mismos: Nuestra mente. Pues es ahí donde se ganan o se pierden las batallas antes de salir al campo. De ahí que una característica crucial para cualquier director, gerente o entrenador es ser motivador con sus equipos. Si nos visualizamos constantemente como oradores, la mente se acostumbra a la idea de hablar en público, y muy pronto lo haremos de manera natural.

3. Disciplina: El objetivo es ser un orador eficaz, más no perfecto. Y para ello como cualquier otra actividad en la vida, solo se logra practicando, evitando ser autocomplacientes, y sobre todo siendo lo más autocríticos con nosotros mismos. Las críticas positivas o negativas que recibamos, no deben ser desechadas, recibidas de mala gana o que aumenten nuestro ego. Toda crítica positiva o negativa, es buena si sabemos aprovecharla para ayudarnos a mejorar día con día. Aunque a nadie nos gusta que nos critiquen, siempre es necesario tener la madurez suficiente para poder escuchar, recibir y aprovechar los comentarios positivos o negativos a nuestro favor y mejorar en nuestro desempeño. Yo siempre pido a mi público que me hagan llegar sus comentarios con mi desempeño a fin de corregir los errores y reforzar los aciertos. Además, eso nos permite conocer el sentir de nuestro público y encontrar nuevos enfoques a nuestras charlas.

Preguntas incomodas. No estamos obligados a saber todas las respuestas

"Saber que no se sabe, eso es humildad. Pensar que uno sabe lo que no sabe, eso es enfermedad"  - Esta frase de Lao Tsé queda perfecta para nuestro último punto. Las sesiones de preguntas pueden ser el dolor de cabeza para muchos conferencistas, solo si no están suficientemente preparados. No estamos obligados a saberlo todo, de hecho, nadie espera que lo sepamos todo. Es válido decir "No lo sé", "no lo he hecho", "no tengo información en ese sentido" cuando realmente sea así. En toda audiencia siempre tenemos alguien que trata de hacerse notar o hacernos quedar mal, y nos lanzaran las preguntas más incómodas posible. O algunos demasiado conocedores del tema y en verdad quieren aprovechar el máximo posible del conferencista. En cualquier caso, lo mejor es siempre ser honesto y sincero con el público. No decir cosas que no sabemos, ni tratar de inventar solo para no vernos mal. Lo mejor es siempre ser claros, directos, concretos y honestos.

Siempre he dicho que el día que se pierde el miedo a pararse ante una audiencia, es cuando seguramente cometeremos más errores. Y lo digo en el sentido de que al perder el respeto por el escenario y por el público mismo, podemos caer en la soberbia, la sobreconfianza y con ello, cometer descuidos y errores que nos hagan parecer principiantes o desagradables. Por lo que el miedo escénico es bueno sentirlo siempre, pero lo importante es no dejarnos dominar por él y aprovecharlo para hacer nuestro mejor trabajo. Pensemos que nuestra mejor conferencia, aún está por venir y debemos seguir preparándonos para ella...